(Diese Datenschutzerklärung Recruiting ist ab dem 01.08.2024 gültig. Unsere bis zum 31.07.2024 gültige Datenschutzerklärung Recruiting finden Sie hier.)
1. Allgemeines
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich auf die im Rahmen des (Online)-Bewerbungsverfahrens, einschließlich Bewerbungen über Indeed Apply, erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung. Hiermit informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre (im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen) personenbezogenen Daten intern verwalten/ verarbeiten und im Falle einer Personalvermittlung möglicherweise auch an unsere Kunden weiterleiten.
2. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
ercas Software Solutions GmbH
Nürnberger Straße 71
91052 Erlangen
Tel.: +49 (0)9131 – 814 71 – 0
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 7989
Registergericht: Fürth
Datenschutzbeauftragter: Datenschutzbeauftragter@ercas.com
3. Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.
4. Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Mit der Bestätigung dieser Datenschutzerklärung während des Bewerbungsprozesses bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen oder durch uns an ein suchendes Unternehmen vermittelt zu werden. Sie übermitteln uns innerhalb des Bewerbungsprozesses personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten. Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:
- Name (Vor- sowie Nachname)
- E-Mail Adresse
- Geschlecht
- Telefonnummer
- XING-Profil (optional)
- GitHub-Profil (optional)
- LinkedIn-Profil (optional)
- Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind.
Sollten Sie sich über Indeed Apply bewerben, erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Dabei ist es möglich, dass Sie uns weitere personenbezogene Daten über Indeed zukommen lassen, u.a.: persönliche Informationen, berufliche Informationen und Qualifikationen und ggf. zusätzliche Informationen wie Verfügbarkeit oder Ihren Gehaltswunsch.
Im Zuge des Bewerbungsverfahrens werden dann auch Daten von uns an Indeed zurückübermittelt. Das sind u.a. Statusmeldungen zu Ihrem Bewerbungsverlauf, sowie mögliches Feedback oder Prozessinformationen, wie geplante Interviewtermine oder die nächsten Schritte.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen.
Darin können sich unter Umständen weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse, Familienstand, Staatsangehörigkeit etc. befinden.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich und in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens.
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 6 Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.
Sofern Sie im Rahmen eines Vermittlungsverfahrens eine Anstellung bei einem suchenden Unternehmen erhalten, speichern wir die im Rahmen des Vermittlungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens bis zur vollständigen Abwicklung des Verfahrens mit dem suchenden Unternehmen.
5. Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der coveto ATS GmbH, welche eine Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.coveto.de/impressum), betrieben. Coveto ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortlicher Stelle und Coveto.
Für die Verarbeitung der im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten verwenden wir ergänzend Google Workspace. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Data Processing Amendment zwischen uns als verantwortlicher Stelle und Google.
Wenn sich die zu besetzende Position bei einem Dritten befindet, müssen die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten an diesen Dritten übertragen werden. Die Grundlage für die Verarbeitung sind hierbei vertragliche Regelungen zum Datenschutz zwischen uns als verantwortlicher Stelle und dem Dritten.
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung über Indeed Apply übermittelten Daten werden von Indeed an uns weitergeleitet. Indeed fungiert in diesem Zusammenhang als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Indeed finden Sie in der Datenschutzerklärung von Indeed. (https://hrtechprivacy.com/de/brands/about-indeed#privacypolicy)
6. Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere:
Das Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO)
Das Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO)
Das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DS-GVO
Das Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.).
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Wenn Sie eine Beschwerde einreichen möchten, können Sie sich an folgenden Kontakt wenden:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Postfach 1349
91504 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 180093-0
Telefax: +49 (0) 981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
7. Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die aktuelle Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Recruiting Datenschutzerklärung können Sie auf https://ercas.com/impressum/datenschutzerklaerung/ unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.