1. Allgemeines
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich auf die im Rahmen des (Online)-Bewerbungsverfahrens, einschließlich Bewerbungen über Indeed Apply, erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung. Hiermit informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre (im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen) personenbezogenen Daten intern verwalten/ verarbeiten und im Falle einer Personalvermittlung möglicherweise auch an unsere Kunden weiterleiten.
2. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
ercas Software Solutions GmbH
Nürnberger Straße 71
91052 Erlangen
Tel.: +49 (0)9131 – 814 71 – 0
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 7989
Registergericht: Fürth
Datenschutzbeauftragter: Datenschutzbeauftragter@ercas.com
3. Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.
4. Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, um Ihre Daten zu bearbeiten und vorvertragliche Maßnahmen durchführen zu können. Mit der Bestätigung dieser Datenschutzerklärung bekunden Sie Ihr Interesse an einer Beschäftigung bei uns oder einer Vermittlung durch uns an ein suchendes Unternehmen.
4.1 Im Bewerbungsprozess erhobene Daten
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich und in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Für den Bewerbungsprozess erheben wir u.a. die nachfolgenden Datenkategorien:
- Name (Vor- sowie Nachname)
- E-Mail Adresse
- Geschlecht
- Telefonnummer
- XING-Profil (optional)
- GitHub-Profil (optional)
- LinkedIn-Profil (optional)
- Geburtsdatum
- Adresse
- Staatsangehörigkeit
- Aussagekräftige Dokumente wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse (optional)
Darin können sich unter Umständen weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse, etc. befinden. - Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind / Bewerberquelle
Wir erfassen die Quelle Ihrer Bewerbung automatisch, um unsere Recruiting-Kanäle statistisch auszuwerten und zu optimieren zu können. Die Quelle umfasst Angaben zur verweisenden Seite (Referrer) und UTM-Parameter, falls diese vorhanden sind. Bei Bewerbungen über Indeed-Apply wird das Indeed Source Tracking verwendet. Die Erfassung erfolgt ohne den Einsatz von Cookies. Die Verarbeitung basiert auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, um die Effizienz unserer Recruiting-Maßnahmen zu messen und unser Budget zielgerichtet einzusetzen.
4.2 Verarbeitung von Daten aus beruflichen Netzwerken und Plattformen
Für die Besetzung von offenen Positionen verarbeiten wir öffentlich zugängliche personenbezogene Daten, die wir mithilfe der Tools LinkedIn Sales Navigator, Talentwunder und dem XING TalentManager aus beruflichen Netzwerken und Plattformen, wie beispielsweise LinkedIn oder XING, erheben.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, geeignete Fachkräfte für uns selbst oder unsere Kunden zu identifizieren und gezielt anzusprechen. Die verarbeiteten Daten sind von den betroffenen Personen selbst öffentlich zugänglich gemacht worden und werden ausschließlich für berufliche Zwecke im Rahmen der Personalsuche genutzt.
4.3 Bewerbungen über Indeed Apply
Bei Bewerbungen über Indeed Apply erheben und verarbeiten wir Ihre Daten über Indeed, u.a. persönliche Informationen, berufliche Informationen und Qualifikationen, ggf. zusätzliche Informationen wie Verfügbarkeit oder Gehaltswunsch. Im Zuge des Bewerbungsverfahrens werden Statusmeldungen, Feedback und Prozessinformationen an Indeed zurückübermittelt.
4.4 Zweck der Datenerhebung und Löschfrist
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens.
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 6 Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren.
4.5 Abgebrochene Bewerbungen
Wenn Sie Ihre Bewerbung abbrechen, werden Ihre bis dahin eingegebenen Daten ordnungsgemäß gelöscht.
4.6 Angestellte Bewerber
Erhalten Sie ein Angebot für eine Anstellung bei uns und nehmen dieses an, speichern wir Ihre Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.
4.7 Vermittelte Bewerber
Erhalten Sie durch uns eine Anstellung bei einem suchenden Unternehmen, speichern wir Ihre Daten mindestens bis zur vollständigen Abwicklung des Vermittlungsverfahrens, jedoch maximal bis zur Löschfrist gemäß 4.4.
4.8 Vergleichbare Positionen
Wir machen allen Bewerbern das Angebot, für vergleichbare Positionen vorgeschlagen zu werden. Hierfür fordern wir Ihre schriftliche Einverständniserklärung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO an.
Die Löschfrist Ihrer Daten ändert sich hierdurch nicht (siehe 4.4).
4.9 Talentpool
Einzelnen Bewerbern bieten wir die Aufnahme in unseren Talentpool an. Hierfür fordern wir Ihre schriftliche Einverständniserklärung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO an.
Die Aufnahme in den Talentpool dient dem Zweck, Sie über Ihre ursprüngliche Bewerbung hinaus über einen längeren Zeitraum hinweg mit dem Angebot neuer Positionen zu versorgen.
Wir speichern dann Ihre Bewerberdaten in unserem Talentpool für die maximale Aufbewahrungsdauer von 2 Jahren, sofern kein weiterer Kontakt besteht.
In Abständen von ca. 6 Monaten erkundigen wir uns bei Ihnen, ob wir Ihre Daten weiterhin verwenden dürfen.
Nach Beendigung des Verfahrens oder auf Ihren Wunsch hin löschen wir Ihre Daten gemäß unserer Datenschutzerklärung fristgerecht.
5. Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der coveto ATS GmbH, welche eine Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.coveto.de/impressum), betrieben. Coveto ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortlicher Stelle und Coveto.
Für die Verarbeitung der im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten verwenden wir ergänzend Google Workspace. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Data Processing Amendment zwischen uns als verantwortlicher Stelle und Google.
Wenn sich die zu besetzende Position bei einem Dritten befindet, müssen die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten an diesen Dritten übertragen werden. Die Grundlage für die Verarbeitung sind hierbei vertragliche Regelungen zum Datenschutz zwischen uns als verantwortlicher Stelle und dem Dritten.
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung über Indeed Apply übermittelten Daten werden von Indeed an uns weitergeleitet. Indeed fungiert in diesem Zusammenhang als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Indeed finden Sie in der Datenschutzerklärung von Indeed (https://hrtechprivacy.com/de/brands/about-indeed#privacypolicy). Für die Verarbeitung personenbezogener Daten über Index Anzeigedaten können diese via Index an einen Dritten weitergegeben werden. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortlicher Stelle und dem Index Anzeigedaten. (https://anzeigendaten.index.de/datenschutzerklaerung/).
Im Rahmen des Bewerbungsverfahren nutzen wir für ausgewählte Bewerber die Software Juucy der Juucy Software GmbH, Ackerstraße 76, 13355 Berlin (https://www.juucy.io/de/datenschutz).
Die Zusammenarbeit mit Juucy ermöglicht uns eine optimierte Kommunikation mit unseren Kunden sowie einen verbesserten Austausch mit unseren Bewerbern.
Im Bewerbungsverfahren kann zusätzlich Microsoft Teams (Teil von Microsoft 365) für Video- und Online-Meetings eingesetzt werden. Die Nutzung dieses Dienstes beinhaltet eine Übermittlung personenbezogener Daten (wie Metadaten der Kommunikation) an Microsoft, wobei eine Datenverarbeitung in einem Drittland (z.B. den USA) mit einem potenziell geringeren Datenschutzniveau erfolgen kann. Der Transfer in die USA erfolgt auf Basis der von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCCs). Die Teilnahme an einem Interview über Microsoft Teams ist freiwillig und erfolgt auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Sollten Sie die Nutzung von Microsoft Teams für das Bewerbungsgespräch ablehnen, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir werden in diesem Fall einen alternativen Kommunikationsweg (z.B. Google-Meet oder Telefon) bereitstellen.
6. Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere:
Das Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO)
Das Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO)
Das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DS-GVO
Das Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.).
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Wenn Sie eine Beschwerde einreichen möchten, können Sie sich an folgenden Kontakt wenden:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Postfach 1349
91504 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 180093-0
Telefax: +49 (0) 981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
7. Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die aktuelle Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Recruiting Datenschutzerklärung können Sie auf https://ercas.com/impressum/datenschutzerklaerung/ unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.